Când am deschis ultima dată fișierul Excel cu lead-uri, am simțit o ușoară panică. Aveam peste o mie de rânduri cu nume scrise parțial cu majuscule, e-mailuri care păreau invalide și numere de telefon fără prefix. Știam că dacă trimit oferte așa, rata de respingere va fi uriașă.
În loc să pierd o zi întreagă corectând manual fiecare celulă, eu am decis să testez o metodă hibridă: Excel combinat cu ChatGPT. Rezultatul? Ceea ce îmi lua înainte 6 ore, am rezolvat acum în mai puțin de 10 minute. Iată exact pașii pe care i-am urmat și cum poți face și tu la fel.
1. Problema numelor „murdare”: De la „iOn pOpEsCu” la „Ion Popescu”
Prima mea problemă a fost estetica. Nu poți trimite un e-mail de vânzări serios unui client dacă numele lui apare scris greșit.
Ce am făcut eu: În loc să caut funcții complicate în meniurile Excel, am deschis ChatGPT și i-am dat acest prompt:
„Am o coloană în Excel (A) unde numele sunt scrise haotic. Scrie-mi o formulă care să curețe spațiile goale și să pună prima literă mare la fiecare cuvânt.”
AI-ul mi-a oferit imediat formula: =PROPER(TRIM(A2)). Am tras formula în jos pe toată coloana și, instant, toată lista mea de contacte arăta profesionist.
2. Validarea e-mailurilor fără bătăi de cap
Următoarea mea provocare a fost să elimin adresele care nu aveau un format valid (lipsea „@” sau punctul).
Cum am procedat: I-am cerut lui ChatGPT o formulă de tip „True/False” pentru a identifica rapid erorile. Am aplicat formula primită, am filtrat rândurile cu „False” și le-am șters. Astfel, eu m-am asigurat că rata mea de livrare a e-mailurilor va fi de aproape 100%.
3. Extragerea datelor strategice din text brut
Aceasta este partea care m-a impresionat cel mai mult. Aveam o coloană de „Note” unde scria ceva de genul: „Contactat la sediul din Cluj, interesat de servicii SEO”.
Experimentul meu: Am copiat 20 de rânduri în ChatGPT și i-am spus: „Extrage din aceste note doar orașul și serviciul de care este interesat clientul și pune-le sub formă de tabel.” În câteva secunde, am avut două coloane noi pe care le-am lipit în Excel. Această segmentare m-a ajutat să trimit ulterior oferte specifice pentru cei din Cluj, crescându-mi rata de răspuns.
4. Formatarea numerelor de telefon pentru CRM
Prefixul de țară este mereu o problemă. Eu am folosit AI-ul pentru a scrie un script rapid (sau o formulă complexă de tip REPLACE) care să adauge „+40” în fața numerelor care începeau direct cu „07”. Acum, baza mea de date este gata pentru a fi importată în orice sistem automat de apelare sau CRM.
De ce a funcționat această metodă pentru mine?
Principalul avantaj nu a fost doar viteza. Eu am observat că, eliminând erorile umane, am câștigat încredere atunci când am început campania de vânzări. Știam că datele sunt corecte, că mesajele vor ajunge la cine trebuie și că nu mă voi face de râs cu nume scrise greșit.
Concluzia mea: Nu trebuie să fii expert în programare sau în funcții avansate de Excel. Trebuie doar să știi ce să întrebi AI-ul.
adrianorbai.ro | Vânzări B2B · Excel pentru Vânzări · AI Tools